Dieser Artikel zum Thema Buchhaltung online liegt mir besonders am Herzen. Kurz bevor ich mit dem Schreiben begonnen habe, hat mich ein befreundeter Unternehmer angerufen und gesagt, dass er am liebsten alles hinwerfen möchte, weil er mittlerweile 90 Prozent seiner Zeit mit der Buchhaltung verbringt. So geht es vielen kleinen Unternehmen und Startups, die noch nicht groß genug sind, um eine eigenständige Abteilung dafür zu haben.
Ich selbst kenne das Problem und kann es gut nachvollziehen. Vor nicht allzu langer Zeit habe ich Belege hinter Kontoauszüge geheftet, Thermobelege kopiert und immer wieder Klärposten gesucht. Als meine Assistentin in Elternzeit ging, war mir klar, dass ich das komplette System der Buchhaltung verändern muss. Ansonsten hätte ich zu viel Zeit für die Verwaltung aufwenden müssen. Am Ende des Tages hätte ich mit der wenigen Zeit, die übrig geblieben wäre, im Unternehmen gearbeitet und nicht am Unternehmen. Wenn wir erfolgreich sein wollen, muss es aber genau anders herum sein: Wir müssen am System arbeiten.
Dazu gibt es eine kleine Geschichte:
Ein Spaziergänger trifft in einem Wald auf einen Holzfäller, der mühsam versucht, mit seiner stumpfen Säge einen Baum zu fällen. Er tritt an ihn heran und fragt: „Guter Mann, Ihre Säge ist ja ganz stumpf. Warum schärfen Sie sie denn nicht?“ Darauf antwortet der Arbeiter: „Dafür habe ich keine Zeit, ich muss doch sägen…!“ (Unbekannter Autor)
So geht es vielen Gründern und Unternehmern. Wir sind so stark im operativen Geschäft eingebunden, dass wir gar keine Zeit haben, uns ein besseres System zu erarbeiten. Mit diesem Artikel möchte ich erreichen, dass du dein Potenzial wieder frei setzen kannst, um am Unternehmen zu arbeiten und deine Visionen zu verwirklichen.
Das große Problem mit der Buchhaltung
Buchhaltung ist für viele Unternehmer ein Schreckenswort. Davon profitieren Steuerberater und Buchhalter, die damit ihr Geld verdienen. Auch mit dem Sortieren der Belege wird Geld verdient, weil der entsprechende Zeitaufwand abgerechnet wird. Was denkst du: Haben Steuerberater und freie Buchhalter ein Interesse daran, dass du eine Buchhaltungssoftware einsetzt, die deren Zeitaufwand um 90 Prozent minimiert? Möchten sie, dass du Belege nicht mehr abheften und keine Thermobelege einscannen musst?
Nein, denn der Zeitaufwand entsteht nicht bei ihnen, sondern bei dir. Wenn du diese relativ einfachen Arbeiten in die Hände der Profis gibst, zahlst du dafür vergleichsweise viel Geld. Ich erlebe es oft, dass Steuerberater und Buchhalter ihre Mandanten nicht proaktiv auf eine Buchhaltungssoftware ansprechen. Das ist durchaus verständlich, weil diese einen Großteil ihrer Arbeit überflüssig macht.
In diesem Artikel sage ich dir, wie ich es geschafft habe, meine Buchhaltung nahezu zu automatisieren. Ich vergleiche hier keine Programme, sondern zeige dir, wie ich arbeite. Auf meinem Blog möchte ich nämlich nur Programme vorstellen, von denen ich zu 100 Prozent überzeugt bin und die ich täglich nutze.
Als Unternehmer brauchst du Belege
Egal ob du Einzelunternehmer bist oder eine GmbH hast: Du musst deine geschäftlichen Ausgaben mit Belegen verknüpfen. Das Problem ist, dass zu jedem Buchungssatz im Onlinebanking ein Beleg verknüpft werden muss. Wenn du viele Verträge hast, weil du beispielsweise bei Amazon bestellst, kann das sehr viel Zeit in Anspruch nehmen. Du musst dich überall einloggen, die Rechnungen herunterladen oder dir aus den Mails die Rechnungen heraussuchen.
Die Vorteile von Getmyinvoices
Ich weiß aus eigener Erfahrung, wie lange dies dauert. Diesen großen Zeitfresser gilt es zu eliminieren. Deswegen arbeite ich mit Getmyinvoices (Partner-Link). Du kannst bei Getmyinvoices verschiedene Email-Adressen und Portale einbinden. Wenn du beispielsweise Amazon als Portal einbindest und eine Bestellung auslöst, kontrolliert das Programm, ob die Rechnung geliefert wurde. Ist dies nicht der Fall, wird sie automatisiert angefordert. Die Rechnungen aus den Portalen werden in kurzen Abständen heruntergeladen, sodass du immer alle Rechnungen beisammen hast. Aus den Emails werden diese ebenfalls selektiert. Wenn du die Emailadresse bei Getmyinvoices mit deinem Scanner verbindest, kommen dort alle Rechnungen an.
Meine Zeitersparnis pro Woche: ca. 45 Minuten
Die Vorteile von Dropscan
Auch das Öffnen und Einscannen von Briefen frisst wertvolle Zeit. Ich habe festgestellt, dass ich damit mehr als 15 Minuten pro Tag beschäftigt bin. Deswegen habe ich mir bei Dropscan ein Postfach eingerichtet und einen Nachsendeauftrag veranlasst. Dort wird die Post für mich geöffnet und eingescannt.
Meine Zeitersparnis pro Woche: ca. 60 Minuten
Mit dem Einscannen und der Übersicht der Belege durch Getmyinvoices war es jedoch noch nicht getan. Ich wollte meine Buchhaltung online erledigen, hatte jedoch noch keine Buchhaltungssoftware. Das größte Problem bei der Papierbuchhaltung ist, dass die Auszüge nach dem abgelaufenen Monat kommen und die Belegsortierung erst dann begonnen werden kann. In der Regel kosten die Auszüge sogar Geld. Wenn die Umsatzsteuer monatlich abgegeben werden muss, ist dadurch bereits wertvolle Zeit verstrichen. Hat der Steuerberater oder Buchhalter noch Klärposten, muss das Ganze wieder an dich zurückgeschickt werden, von dir bearbeitet und wieder weggeschickt werden – was für ein Chaos!
Wie erledige ich meine Buchhaltung online?
Ich habe mehrere Unternehmen und deswegen nutze ich zwei verschiedene Varianten:
Bei concept4future GmbH & Co. KG und der immcube UG nutzen wir Getmyinvoices in Verbindung mit Datev Unternehmen online. Über Datev online Connect werden die Rechnungen automatisch über Getmyinvoices exportiert. Datev Unternehmen online wird durch den Steuerberater beantragt. Es ist eine Cloudlösung, sodass du das Programm sowohl über Mac also auch Windows über einen Browser deiner Wahl erreichst. Du verbindest dein Onlinebanking mit Datev Unternehmen online und erfasst im Anschluss die Belege. Wenn du einen Beleg erfasst hast, ordnet das System diesen in der Regel automatisch zu. Dabei lernt das System mit der Zeit dazu. Du kannst über Datev Unternehmen online auch eine Auftragsverwaltung vornehmen, wie Rechnungen und Angebote schreiben. Wenn eine Rechnung bezahlt wurde, erkennt das Programm dies automatisch und nimmt sie bei den offenen Rechnungen heraus.
Bei der Keimster GmbH und einfachstartup GmbH erledigen wir unsere Buchhaltung online mit dem Buchhaltungsbutler. Warum setzen wir hier diese Software ein? Datev Unternehmen online hat aus unserer Sicht drei große Nachteile:
- Keine Anbindung an Konten wie Fidor oder Holvi
- Keine Einlesung von separat geführten Kreditkarten
- Der Steuerberater muss Datev Unternehmen online beantragen und diesen Workflow gezielt mit dem Mandanten wählen
So geht Buchhaltung online
Ein großer Vorteil vom Buchhaltungsbutler war, dass Getmyinvoices perfekt damit synchronisiert werden kann und Belege automatisch zugeordnet werden. So können wir unsere Buchhaltung online durchführen. Mit dieser Buchhaltungssoftware können auch Angebote und Rechnungen geschrieben werden. Wenn eine Zahlung eingeht, wird diese auch hier automatisch verbucht. Der Steuerberater bekommt am Ende einen ganz normalen Datev-Export.
Was mir persönlich bei Datev Unternehmen online besser gefallen hat, ist der Punkt „offene Überweisung“. Hier hast du einen besseren Überblick, welche Rechnungsbeträge noch offen sind. Ich bin jedoch der Meinung, dass du mit beiden Varianten riesige Sprünge ins digitale Zeitalter machen und dich von lästigen Aufgaben befreien kannst.
Zeitersparnis durch Buchhaltungssoftware und Buchhaltung online:
ca. 15 Stunden (900 min)
Recherche mit der Buchhaltungssoftware
Stell dir vor, dich ruft ein Kunde an und bittet dich um eine Rechnung, die du ihm vor zwei Jahren ausgestellt hast. Vielleicht hat er auch das genaue Datum vergessen. Wie lange kannst du eigentlich im Onlinebanking zurück recherchieren? Ich habe eine Bank, bei der ich nur die Umsätze der letzten sechs Monate sehen kann. Danach muss ich eine Anfrage stellen und jeden Kontoauszug bezahlen, was ärgerlich ist.
Mit einer Buchhaltungssoftware kannst du Belege ganz einfach mit Hilfe von Stichwörtern suchen. In diesem Fall suchst du nach dem Kunden und erhältst alle Buchungen von ihm. Somit hast du die Anfrage in kurzer Zeit gelöst und musst nicht deine alten Papierunterlagen heraus kramen oder deinen Steuerberater anrufen- alles Dinge, die Zeit kosten und dich von wichtigen Arbeiten abhalten.
Zeitersparnis durch Recherche mit Buchhaltungssoftware : ca. 60 min pro Woche
Soviel Zeit spare ich mit der Buchhaltung online
Die gesamte Zeitersparnis pro Woche beträgt 1.065 Minuten oder knapp 18 Stunden. Was kannst du in deinem Unternehmen mit knapp 18 Stunden mehr erreichen? Wenn du einen hohen Buchhaltungsaufwand hast, kann die Zeitersparnis sogar noch höher sein.
Echtzeitüberwachung mit der Buchhaltung online
Jede Bank will die aktuelle betriebswirtschaftliche Auswertung, kurz BWA, genannt. Das sind die aktuellen Zahlen aus der Buchhaltung. Wenn du sie in Echtzeit liefern kannst, ist der Banker höchstwahrscheinlich beeindruckt, da ihm in der Regel nur veraltete Zahlen vorgelegt werden, die ihm nichts nützen. Es ist unabdingbar, dass du die aktuellen Zahlen kennst. Ansonsten bist du nicht handlungsfähig und kannst Entwicklungen erst spät erkennen und darauf regieren.
Das war für mich ein sehr wichtiger Grund für eine Buchhaltungssoftware. Heute weiß ich, wie es am heutigen Tag aussieht. Ich weiß, wie viele offene Forderungen wir haben und was wir an kurz- und langfristigen Verbindlichkeiten haben und kann daraus ableiten, ob wir den Gürtel enger schnallen müssen oder ob wir noch investieren können. Und genau das ist im Prinzip das Ziel einer guten Buchhaltung: Dich als Unternehmer dabei unterstützen, wirtschaftlich richtige Entscheidungen zu treffen.
Vergiss nicht, deine Mitarbeiter mit einzubinden
Wenn du eine Buchhaltungssoftware einführst, solltest du auch an deine Mitarbeiter denken. Ich kenne viele Unternehmer, die sagen, für die Buchhaltung ist meine Angestellte verantwortlich. Sie wertschätzen deren Zeit nicht. Bedenke jedoch, dass du sie für jede Stunde bezahlst, die sie für dich leistet. An was soll sie arbeiten? Natürlich musst du deine Mitarbeiter vor der Einführung abholen und ihnen eine neue Perspektive geben, damit sie nicht denken, dass sie dadurch wegrationalisiert werden.
Es ist immer schwierig, neue Systeme einzuführen und die Mitarbeiter davon zu überzeugen. Es ist zudem herausfordernd, die Brücke zu schlagen von deiner jetzigen Buchhaltung in Papierform, die dich einnimmt und gleichzeitig ein neues Programm zu erkunden und zu implementieren. Aber die kurzfristigen Anstrengungen werden sich aus meiner Sicht in jedem Fall lohnen.
Fazit
Ich bin ein großer Fan davon, Zeitfresser zu eliminieren und als Unternehmer zu arbeiten. Es gab Zeiten, wo ich im operativen Geschäft gefangen war. Die heutigen Technologien lassen es zu, dich davon in großen Teilen zu befreien und auch die Mitarbeiter können neue Werte schaffen, anstatt sich mit der Verwaltung herum zu schlagen.
Die besten Gründergrüße aus Leipzig
Erik