So gehst du vor – Kleinunternehmer einfach erklärt14 min Lesezeit

Viele Startups, Unternehmer und nebenberuflich Selbständige fangen klein an und nutzen die Kleinunternehmer-Regelung. In diesem Artikel erfährst du, was die Kleinunternehmerregelung überhaupt bedeutet. Oftmals wird diese nämlich mit den Begriffen Kleinunternehmer, Kleingewerbe und Kleinstunternehmen verwechselt. Die nächste Falle lauert bei den verschiedenen Steuerarten, weil oftmals die Umsatzsteuer und die Gewerbesteuer mit der Einkommensteuer in einen Topf geschmissen werden. Nachfolgend schauen wir uns diese Regelungen genauer an, damit du einer möglichen Betriebsprüfung entspannter entgegen sehen kannst.

Aus dem Gesetz

Beim Blick ins Gesetz wirst du feststellen, dass der Kleinunternehmer im Umsatzsteuergesetz unter § 19 Besteuerung der Kleinunternehmer geregelt ist. Dort heißt es: Ein Kleinunternehmer ist jemand, der im vorangegangenen Jahr 17.500 Euro Umsatz nicht übersteigt und im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich 50.000 Euro nicht übersteigen wird. Das bedeutet, wenn du weniger als 17.500 Euro Umsatz im vergangenen Jahr gemacht oder weniger als voraussichtlich 50.000 Euro Umsatz im laufenden Jahr generierst, kannst du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Die Regelung mit den 50.000 € im aktuellen Wirtschaftsjahr gilt nicht für das Gründungsjahr. Du musst den Umsatz im steuerlichen Erfassungsbogen auf jeden Fall unter 17.500 € schätzen.

Gibt es Einschränkungen bei der Rechtsform? Nein, das Umsatzsteuergesetz gilt für alle Rechtsformen. Die Kleinunternehmerregelung gilt für die UG, GmbH, Aktiengesellschaft, Einzelunternehmer, OHG, GbR und Limited gleichermaßen. Das Umsatzsteuergesetz gilt für alle Gesellschaftsformen.

Was bedeutet Kleinunternehmer? Der Kleinunternehmer muss keine Umsatzsteuer in seinen Rechnungen ausweisen und monatlich an das Finanzamt abführen. Es gibt verschiedene Umsatzsteuersätze, nämlich 7 und 19 Prozent. Diese Summe musst du auf deinen Rechnungsbetrag addieren. Es gibt auch Dienstleistungen wie die Vermittlung von Darlehen oder Versicherungen, die komplett von der Umsatzsteuer befreit sind. Auch wenn du nicht die Kleinunternehmer-Regelung wählst, darfst du keine Umsatzsteuer abführen. Diese Regelung findest du im § 12 des Umsatzsteuergesetzes.

Für viele Gründer bedeutet es Aufwand und Risiko, die Umsatzsteuer zu erheben und monatlich an das Finanzamt abzuführen. Doch warum Risiko? Wenn du die Umsatzsteuer als Teil deines Cashflows betrachtest und ausgibst, können daraus schnell hohe Schuldenberge entstehen. Ich habe schon viele Gründer erlebt, die es verpasst haben, die Umsatzsteuer abzuführen und zu melden. Über mehrere Jahre mussten dann hohe fünfstellige Beträge an das Finanzamt zurückgezahlt werden. Merke dir deshalb, dass dir das Geld, das du erhebst, nicht gehört. Stattdessen erhebst du es treuhänderisch für das Finanzamt und musst es monatlich abführen. Wichtig ist zudem, dass du die monatlichen Abgabefristen einhältst und dafür genügend Zeit einplanst.

All dem kannst du entkommen, indem du die Kleinunternehmerregelung auswählst. Du musst dann keine Umsatzsteuer ausweisen und abführen. Was steht noch im § 19 zum Kleinunternehmer? „Der Unternehmer kann dem Finanzamt bis zur Unanfechtbarkeit der Steuerfestsetzung erklären, dass er auf die Anwendung des Absatzes 1 verzichtet.“ Nach Eintritt der Unanfechtbarkeit der Steuerfestsetzung bindet diese Erklärung den Unternehmer für mindestens fünf Kalenderjahre.

Auf der einen Seite gibt es den Kleinunternehmer, der von der Umsatzsteuer befreit ist, sofern er diese Größenordnung einhält. Und dann gibt es den Regelunternehmer. Du kannst dem Finanzamt erklären, dass du auf die Kleinunternehmerregelung verzichtest und lieber sofort Regelunternehmer werden möchtest. An diese Entscheidung bist du fünf Kalenderjahre gebunden. Das bedeutet, du bist Regelunternehmer und musst ab dem ersten Monat Umsatzsteuer erheben und monatlich an das Finanzamt abführen. Erst nach fünf Jahren kannst du dem Finanzamt sagen, dass du im vorangegangenen Jahr nur 17.500 Euro Umsatz gemacht hast und du doch lieber Kleinunternehmer sein möchtest, weil du voraussichtlich auch im gleichen Jahr nicht mehr als 50.000 Euro Umsatz machen wirst.

Kleinunternehmer Beispiele

An diesem Beispiel wird deutlich, was die Kleinunternehmerregelung bedeutet:

Du startest 2015 und schätzt deinen Umsatz im steuerlichen Erfassungsbogen auf 15.000 €. Das bedeutet, du kannst die Kleinunternehmerregelung wählen. Im Jahr darauf hast du voraussichtlich weniger Umsatz als 50.000 € gemacht und bist für das Jahr 2016 noch immer Kleinunternehmer. Im Jahr 2017 bist du dies jedoch nicht mehr, da du im vergangenen Jahr einen Umsatz von 17.500 € Umsatz überschritten hast. Nun bist du für die nächsten fünf Jahre Regelunternehmer und bist dazu verpflichtet, Mehrwertsteuer zu erheben und abzuführen.

Der 3. Satz im § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG) hat es in sich, dort steht nämlich: „Hat der Unternehmer seine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit nur in einem Teil des Kalenderjahres ausgeübt…” Was bedeutet das? Angenommen, du startest im Oktober, wird dein tatsächlicher Gesamtumsatz in einen Jahresgesamtumsatz umgerechnet. Angefangene Kalendermonate sind bei der Umrechnung als volle Kalendermonate zu behandeln. Das ist wichtig! Wenn du am 15. Juli gründest und das dem Finanzamt mitteilst, gilt der Juli als voller Monat. Die Monate Januar bis Juli werden mit einem Durchschnittsumsatz vom tatsächlichen Umsatz hochgerechnet.

Lass uns diesen Sachverhalt an einem Beispiel verdeutlichen: Du beginnst deine nebenberufliche Selbstständigkeit im Oktober und machst 2.000 Euro Umsatz. Im November erzielst du 4.000 Euro, im Dezember nur 1.000 Euro. Wenn du diese Zahlen addierst, kommst du auf 7.000 Euro und fühlst dich höchstwahrscheinlich sicher, da du unter 17.500 Euro liegst und demzufolge noch Kleinunternehmer bist. Leider stimmt diese Rechnung nicht. Das Finanzamt nimmt den Schnitt der letzten 3 Monate und rechnet ihn auf das Gesamtjahr hoch. Daraus ergeben sich 2.333,33 € im Monat. Dieser Betrag wird auf das Gesamtjahr hochgerechnet, also mal 12 genommen. Daraus ergibt sich ein Umsatz von 28.000 Euro. Das bedeutet, du bist im nächsten Jahr umsatzsteuerpflichtig. Wird dies im Nachhinein durch einen Betriebsprüfer festgestellt, drohen hohe Nachzahlungen. Es kann nämlich ziemlich teuer werden, auf ein Jahr rückwirkend die Umsatzsteuer in Höhe von 19 Prozent abzuführen.

Am besten ist es, wenn du den Gewerbebeginn oder die freiberufliche Tätigkeit auf den Januar eines Jahres legst. Dann kommt es nämlich nicht zu einer Hochrechnung. Übrigens gilt bei Einzelunternehmern und der GbR das Zufluss- und Abfluss-Prinzip, sofern diese nicht freiwillig bilanzieren. Das bedeutet, dass der Umsatz versteuert werden muss, sobald er auf dem Konto eingeht. Wenn du befürchtest, aus der Kleinunternehmerregelung zu fallen und es bereits Dezember ist, darf dein Kunde ruhig später zahlen, damit der Umsatz ins nächste Jahr fließt.

Wie bekommst du die Kleinunternehmer-Regelung?

Nachfolgend siehst du den steuerlichen Erfassungsbogen, der dir nach deiner Gewerbeanmeldung zugeschickt wird. Wenn du freiberuflich tätig bist, schickt dir das Finanzamt diesen nach deiner Meldung zu. Im Punkt 7.3 kannst du die Kleinunternehmerregelung wählen. Bei Punkt 7.1 ist es wichtig, dass du den Umsatz im Gründungsjahr unter 17.500 € schätzt und im Folgejahr unter 50.000 €.

Verschiedene Arten des Steuerrechts

In Deutschland werden verschiedene Steuerrechte unterschieden, unter anderem:

• Einkommensteuerrecht
• Umsatzsteuerrecht
• Gewerbesteuerrecht
• Körperschaftsteuerrecht

Daneben gibt es viele weitere Arten des Steuerrechts. Wichtig ist nur, dass dir bewusst ist, dass zwischen den verschiedenen Steuerarten Unterschiede herrschen.

Das Einkommensteuerrecht gilt – wie der Name bereits sagt – für das Einkommen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Einkommen zu beziehen, und nur weniges wird nicht besteuert. Hierzu zählt der Lottogewinn. Zum Einkommen zählen beispielsweise der Lohn, Einnahmen aus gewerblicher oder freiberuflicher Tätigkeit, Einkünfte aus Immobilien, Renten und Kapitalvermögen.

Das Umsatzsteuerrecht bezieht sich auf Umsätze. Umsätze können in diesem Sinne nur von Unternehmern und Freiberuflern erzielt werden. Das Gewerbesteuerrecht gilt nur für Gewerbetreibende und nicht für Freiberufler. Einzelunternehmer und GbR-Gesellschafter haben im Jahr einen Freibetrag von 24.500 Euro Gewerbeertrag und müssen erst danach Gewerbesteuer zahlen. Kapitalgesellschaften wie die UG und GmbH sind ab dem ersten Euro Gewinn gewerbesteuerpflichtig.

Das Körperschaftsteuerrecht gilt für alle Körperschaften wie die GmbH und UG. Zur Zeit beträgt diese Steuer in Deutschland 15 Prozent auf den Gewinn. Die Abgeltungssteuer gilt für die Einkünfte aus Kapitalgesellschaften und für die Zinseinkünfte von natürlichen Personen.

Die verschiedenen Rechtsarten kommen in verschiedenen Konstellationen zum tragen. So muss beispielsweise ein Gewerbebetrieb, der nicht die Kleinunternehmerregelung gewählt hat, das Umsatzsteuerrecht beachten. Der Gewinn aus dem Gewerbe unterliegt dem Gewerbesteuerrecht und dem Einkommenssteuerrecht bei Einzelunternehmern.

Umsatzsteuer und Vorsteuer

An folgendem Beispiel erkläre ich euch das Thema Umsatzsteuer und Vorsteuer. Danach erkennst du auch, weshalb es unter Umständen sinnvoll ist, Regelunternehmer zu werden.

Ein Betrieb macht 20.000 Euro Umsatz. Wir gehen davon aus, dass er Regelunternehmer ist. Es liegt somit ein Nettoumsatz von 16.806 Euro vor. Der Betrieb muss 3.193 Euro Umsatzsteuer ausweisen und von seinen Kunden vereinnahmen. Nehmen wir an, für Herr Meyer-Schulz wurde ein Gehweg fertig gemacht, der 16.806 Euro netto gekostet hat. Der Betrieb stellt ihm eine Rechnung über 20.000 Euro. Darin sind 3.193 Euro Umsatzsteuer enthalten. Da dem Unternehmen diese Summe nicht gehört, darf sie unter keinen Umständen ausgegeben werden, sondern muss an das Finanzamt weitergereicht werden.

Der besagte Betrieb hat aber noch weitere Ausgaben. So wurden für Herr Meyer-Schulz Gehweg-Steine in Höhe von 10.000 Euro gekauft. Ein Mitarbeiter ist in den Baumarkt gegangen und hat diese dort gekauft. Im Endpreis von 10.000 Euro waren 1.596 Euro Umsatzsteuer enthalten. Diese Umsatzsteuer, die ein Betrieb zahlt, nennt sich Vorsteuer. Diesen Betrag kann man sich wieder holen. Was bedeutet das? In unserem Beispiel muss der Unternehmer 3.193 Euro an das Finanzamt abführen. Da er auch Aufwendungen gehabt hat, kann er sich 1.596 Euro wieder holen. Jeden Monat wird eine Differenz gebildet. Aus den Betriebsausgaben muss die Umsatzsteuer, die der Unternehmer gezahlt hat, mit der sogenannten Vorsteuer verrechnet werden. In diesem Beispiel müssten 1.596 Euro Umsatzsteuer an das Finanzamt abgeführt werden.

Jetzt kommen wir von der Umsatzsteuer in die Einkommenssteuer. Angenommen, du bist nebenberuflich selbstständig und hast ein Bruttogehalt von 25.000 €. Da der Auftrag an Meyer-Schulz der einzige gewesen ist, musst du den Gewerbeertrag von 8403 € versteuern.  Die Umsatzsteuer ist keine Einnahme, sondern ist bereits mit der Vorsteuer verrechnet worden und wird an das Finanzamt abgeführt. Wie geht es jetzt weiter? Als Angestellter beziehst du 25.000 € Bruttoeinkommen. Der Arbeitgeber führt 4.128 € Lohnsteuer ab. Auf deinem Gehaltszettel siehst du, dass dein Nettoeinkommen kleiner ist als das Bruttoeinkommen. Das liegt daran, dass hier Steuern und Sozialabgaben enthalten sind. In deinem Lohn von 25.000 € sind 4.128 € Steuern enthalten, die dein Arbeitgeber bereits für dich abgeführt hat.

Angenommen, du bist nebenberuflich selbständig und hast den Gehweg für Herr Meyer-Schulz gemacht. Dein Gewinn belief sich dabei auf 8.403 €. Diesen musst du zum Lohn addieren, da eine zusätzliche Einkommensteuer in Höhe von 2.379 € fällig wird. Das Lohneinkommen erhöht sich um diesen Betrag und du musst 33.403 € versteuern. Das entspricht einer Steuerlast von 6.508 €. Diese Differenz musst du am Jahresende nachzahlen. Das bedeutet, du hast 10.000 Euro als Gewerbebetrieb eingenommen. Dieses Geld gehört dir aber nicht ganz, weil du 1.596 € Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen musst und 2.379 € Einkommensteuer nachzahlen musst.

Wenn du nebenberuflich selbständig bist, wirst du mit hohen Steuersätzen konfrontiert, da wir ein progressives Steuersystem haben. Was bedeutet das? Umso mehr du verdienst, umso höher musst du das, was du dazu verdienest, versteuern. Mit jedem Euro, den du mehr verdienst, zahlst du höhere Steuern. Das nennt sich steigender Grenzsteuersatz. Dieser ist in der nebenberuflichen Selbständigkeit besonders hoch, weil er wie im Beispiel schon bei 25.000 € Lohn startet. Dazu kommt der Gewinn aus dem Gewerbebetrieb. Das sind hohe Steuersätze, weil das Verhältnis vom Gewinn zu Lohn etwa 1/3 der Einnahmen ist, aber schon fast die Hälfte an Steuerlast. Wichtig ist, dass du deinen Gewinn nicht komplett ausgibst und frühzeitig Rücklagen bildest.

Wann es Sinn macht, Regelunternehmer zu werden

Angenommen, du hast dich verkalkuliert und für 20.000 € Material eingekauft. Darin enthalten waren 3.193 € Umsatzsteuer. Herr Meyer-Schulz zahlt dir für den Auftrag nur 10.000 €, das bedeutet, du hast einen Verlust erwirtschaftet.

Auf die 10.000 € von Herr Meyer-Schulz musst du 1.596 € an das Finanzamt abführen. Zusätzlich hast du für 20.000 € Material gekauft. In der Rechnung vom Baumarkt sind 3.193 € Umsatzsteuer ausgewiesen, die du dir als Vorsteuer zurück holen kannst. Das bedeutet, du hast ein Guthaben in Höhe von 1.596 €. Das Finanzamt muss dir 1.596 € überweisen, weil deine Ausgaben höher sind als deine Einnahmen. Hier schließt sich der Kreis. Wann macht es auf jeden Fall Sinn, dass du Regelunternehmer wirst? Wenn deine Anfangsinvestitionen mittelfristig die Einnahmen übersteigen, du also anhaltende Verluste hast. Immer dann bekommst du die Vorsteuer zurück. Selbstverständlich sollte es niemals dein Ziel sein, Verluste zu produzieren, da du wie in unserem Beispiel die fehlenden Einnahmen ausgleichen musst.

Wie sieht unser Verlust-Beispiel in der Einkommensteuer-Welt aus? Wenn du mit Kapitalgesellschaften Verluste machst, kannst du diese nicht mit der Einkommenssteuer aus dem Lohn verrechnen. Deswegen habe ich sie ausgeklammert. Wie sieht es aus, wenn du Einzelunternehmer oder GbR-Gesellschafter bist?

Greifen wir das Beispiel von Herr Meyer-Schulz auf. Du bist nebenberuflich selbständig und hast einen Lohn von 25.000 Euro brutto. Da du dich bei Herr Meyer-Schulz verkalkuliert hast, hast du einen Verlust von 8.403 €, den du von deinem Lohn abziehen kannst. Diesen kannst du mit deinem normalen Einkommen verrechnen und musst nur noch auf 16.596 € Steuern zahlen und nicht mehr auf 25.000 €. Du ziehst den Verlust von deinem Lohn ab. Auf deinen Lohn hast du 4.128 € Einkommensteuer gezahlt. Eigentlich müsstest du aber nur 1.724 € Steuern zahlen. Die Differenz muss dir das Finanzamt zurück erstatten, nämlich 2.403 €.

Allerdings darf es nicht der Sinn und Zweck eines Gewerbes sein, Steuern zu sparen. Deswegen musst du hier vorsichtig sein, weil dir das Finanzamt sonst schnell den Hahn abdreht und behauptet, dass dein Gewerbe reine Liebhaberei ist. Du hast dann nämlich nicht die Absicht, Gewinne zu erzielen, weswegen dir deine Betriebsausgaben nicht anerkannt werden. Deswegen solltest du nicht durchgängig Verluste produzieren. Das Finanzamt will einen positiven Totalgewinn. Es muss absehbar sein, dass für den gesamten Zeitraum deines Gewerbes Gewinne entstehen.

Macht es für deine Auftraggeber eigentlich einen Unterschied, ob du Regel- oder Kleinunternehmer bist?

B2B – Business to Business bedeutet, dass du mit einem anderen Unternehmer zusammen arbeitest. Für diesen ist es egal, ob du Kleinunternehmer oder Regelunternehmer bist. Er ist in den meisten Fällen Regelunternehmer und holt sich die Umsatzsteuer, die du in deinen Rechnungen ausweist, zurück.

B2C – Business to Consumer – Das ist ein Unterschied. Die  Umsatzsteuer ist eine Endverbrauchersteuer. Deswegen kann sie sich ein Unternehmer auch wiederholen, weil er kein Endverbraucher ist. Ein Privatkunde ist Endverbraucher und muss die Umsatzsteuer zahlen und kann sie sich nicht wieder holen. Wenn du für dich privat deine Steuererklärung machst, kannst du nicht sagen, dass du beispielsweise für 1.000 Euro einen Rechner gekauft hast und jetzt gerne dafür die Umsatzsteuer zurück erstattet haben möchtest. Wenn du Kleinunternehmer bist, weist du keine Umsatzsteuer aus. Folglich ist das Produkt für Endverbraucher um 19 oder 7 Prozent günstiger.

Hier kannst du nich mehr zu steuerlichen Themen erfahren.

Begriffe, die oft verwechselt werden

Kleingewerbe

Kleinunternehmer

Kleinstunternehmen

Den Begriff des Kleinunternehmer haben wir gerade geklärt. Hierbei ging es um das Umsatzsteuerrecht und ob du Mehrwertsteuer ausweisen darfst oder nicht.

Ein Kleingewerbe ist etwas ganz anderes. Darunter versteht man jemanden, der einen nicht in Art und Umfang eingerichteten Geschäftsbetrieb hat. Die einzige Rechtsformen, die du als Kleingewerbe nutzen darfst, sind das Einzelunternehmen oder eine GbR. Es sind kleine Betriebe, nicht kaufmännisch organisiert ist und keine Vorschriften des Handelsgesetzbuches beachten müssen, z. B. die Erstellung einer Bilanz oder einer Gewinn- und Verlustrechnung. Als Kleingewerbetreibender kannst du somit hohe Buchführungskosten vermeiden und stattdessen eine einfache Einnahme-Überschuss-Rechnung machen. Eine Kapitalgesellschaft wie eine GmbH oder UG kann zwar die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, ist aber per se ein kaufmännischer Geschäftsbetrieb und muss demzufolge das Handelsrecht befolgen und bilanzieren. Es gibt Richtgrößen, die einen kaufmännischen Geschäftsbetrieb erfordern. Hierzu zählen unter anderem die Anzahl an Arbeitnehmern, komplexe Produktionsstrukturen oder hohe Umsätze. Hier erfährst du mehr zum Kleingewerbe.

Der Begriff des Kleinstunternehmen entstammt der Abgabenordnung und bedeutet Kleinstkapitalgesellschaften. Kapitalgesellschaften sind die UG, GmbH und AG. Wenn diese weniger als 700.000 € Umsatz machen, die Bilanzsumme weniger als 350.000 € beträgt oder weniger als 10 Arbeitnehmer beschäftigt sind, dürfen diese das vereinfachte Veröffentlichungsverfahren wählen. Eine GmbH oder UG muss ihren Jahresabschluss, also die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung im Bundesanzeiger veröffentlichen. Dies ist sehr teuer. Dafür gibt es Erleichterungen, wie eine geringe Gliederungstiefe der Bilanz oder der Verzicht auf einen Lagebericht.

Fazit

Die Kleinunternehmerregelung ist für alle Gründer ein Geschenk, insbesondere, was den administrativen Aufwand angeht. Allerdings macht sie in Einzelfällen weniger Sinn als die Regelunternehmer-Regelung.