

In diesem Artikel erfährst du, wie du eine Einnahmen Überschuss Rechnung, kurz EÜR, machst und welche Fehler du dabei unbedingt vermeiden solltest. Wenn du ein Unternehmen gründest, gibt es viele unterschiedliche Bereiche, um die du dich kümmern musst. Einer davon ist die Buchhaltung. Vielleicht gehört diese nicht unbedingt zu deinen Kernkompetenzen und du fühlst dich damit überfordert. Überlege dir gut, ob du diesen Bereich nicht an einen Dienstleister für Buchhaltung oder an einen Steuerberater abgibst. Dies verschafft dir Zeit, dich auf das zu fokussieren, was du gut kannst.
Es kann dich viel Zeit und Nerven kosten, als Unternehmer die Bücher korrekt zu führen. Deswegen solltest du bei diesem Thema von Anfang an akribisch sein und nicht alles in den berühmten Schuhkarton werfen. Dennoch solltest du die Grundlagen der Einnahmen Überschuss Rechnung kennen.
Unter der Einnahmen Überschuss Rechnung versteht man eine Methode, die es dir ermöglicht, den Gewinn deines Unternehmens zu ermitteln. Als Rechtsgrundlage dient das Einkommensteuergesetz. Im § 4 Abs. 3 findest du den genauen Wortlaut zur EÜR. Ein weiterer Begriff für die Einnahmen Überschuss Rechnung ist die 4/3-Rechnung aufgrund des Paragraphen 4 Abs 3.
Was besagt das Zufluss- und Abflussprinzip?
Bei dem Zufluss- und Abflussprinzip handelt es sich um eine große Vereinfachung. Demgegenüber stehen buchführungspflichtige Unternehmen, die sogenannte Rechnungsabgrenzungsposten haben. Das ist immer dann der Fall, wenn die Rechnungsstellung und die Zahlung in zwei verschiedenen Wirtschaftsjahren stattfinden.
Ein Beispiel:
Am 22.12.2017 wurde die Rechnung gestellt und die Leistung erbracht. Am 24.01.2018 wurde das Geld erhalten. Ein bilanzierendes Unternehmen müsste den Umsatz im Jahr 2017 aktivieren.
Bei der Einnahmen Überschuss Rechnung wird der Umsatz erst mit Zufluss aktiviert, sprich erst im Wirtschaftsjahr 2018. Das macht es einfacher, da du anhand deines Kontos abgleichen kannst, für welches Jahr du Umsätze und Kosten aktivieren kannst.
Bei der Einnahmen Überschuss Rechnung wird ausschließlich auf Basis der Ist-Versteuerung ermittelt. Die Ist-Versteuerung hast du im steuerlichen Erfassungsbogen angewählt. Es ist ein vereinfachtes Verfahren für kleinere Unternehmen. Demnach muss die Umsatzsteuer erst dann abgeführt werden, wenn der Umsatz auch tatsächlich auf dem Konto ist und nicht bereits mit der Erstellung der Rechnung. Hier erfährst du mehr zum steuerlichen Erfassungsbogen.
Bei der Soll-Versteuerung ist das Problem, dass die Umsatzsteuer bereits bei der Rechnungsstellung abgeführt werden muss, obwohl der Geldbetrag noch nicht auf dem Konto ist oder gegebenenfalls durch Zahlungsausfall gar nicht erst eingenommen wird. Hier braucht es gute Systeme, um die bereits bezahlte Umsatzsteuer vom Finanzamt zurückzuholen. Die Ist-Versteuerung ist deutlich einfacher.
Wenn du nicht die Kleinunternehmerregelung gewählt hast, musst du Umsatzsteuer ausweisen und abführen, je nachdem, welchen Mehrwertsteuersatz du hast. Übrigens meinen Umsatzsteuer und Mehrwertsteuer dasselbe. Die Einnahmen in der Einnahmen Überschuss Rechnung sind immer Nettoumsätze, also ohne Umsatzsteuer. Wenn du umsatzsteuerpflichtig bist, machst du eine separate Umsatzsteuererklärung. Ein Tipp an dieser Stelle: Wenn du die Umsatzsteuererklärung zu spät abgibst und Säumnis-Zuschläge bekommst, kannst du sie im Rahmen der Einnahmen Überschuss Rechnung als Betriebsausgaben wieder steuerlich abziehen. Bei dem Säumnis-Zuschlägen hat das Finanzamt meist noch Luft für Verhandlungen.
Mehr über die Umsatzsteuer und die Kleinunternehmerregelung erfährst du hier.
Was musst du bei der Steuererklärung berücksichtigen?
Bis zum Jahr 2005 konntest du quasi Wild Wild West spielen, denn das Finanzamt hat damals keine Vorschriften gemacht, wie die Einnahmen Überschuss Rechnung auszusehen hat. Damit war 2005 Schluss. Nun musste jeder das Steuerformular EÜR ausfüllen und konnte kein selbstgebasteltes Excel Sheet mehr abgeben, es sei denn, die Einnahmen blieben im Wirtschaftsjahr unter 17.500 Euro. Dann sind der Kreativität weiterhin keine Grenzen gesetzt. Jenseits dieser Grenze bleibt es beim Vordruck, der elektronisch über das Elster-Programm eingereicht werden muss.
Hier geht es zum amtlichen Formular.
Wenn du das Formular elektronisch beim Finanzamt einreichst, musst du keine Einzelbelege abgeben, sondern ausschließlich das Formular und bei Bedarf das Formular Berechnung für Schuldzinsen und das Anlageverzeichnis. Allerdings kann eine spätere Betriebsprüfung deine Angaben auf Korrektheit überprüfen. Stimmen diese nicht mit den Angaben überein, kann es zu Nachforderungen kommen. Im schlimmsten Fall handelt es sich um Steuerhinterziehung. Nachforderungen müssen verzinst an das Finanzamt zurückgezahlt werden. Mit der Einnahmen Überschuss Rechnung ist es aber nicht getan. Du musst den Gewinn oder Verlust, den du feststellst, in deine persönliche Steuererklärung importieren. Dabei kannst du die Einnahmen Überschuss Rechnung an einem anderen Datum als deine Steuererklärung abgeben. Hast du einen Gewinn über 24.500 € erzielt, musst du bereits Gewerbesteuer zahlen. Mit Abgabe deiner persönlichen Steuererklärung wird dann die Einkommenssteuer fällig.
Mehr zu den Steuerarten erfährst du hier.
Voraussetzung für die Anwendung der Einnahmen Überschuss Rechnung
Du darfst mit deinem Unternehmen nicht im Handelsregister eingetragen sein. Dies ist der Fall, wenn du Einzelunternehmer bist oder eine GbR als Rechtsform gewählt hast. Wenn du dich hingegen für die Rechtsform einer GmbH, einer UG oder einer AG entschieden hast, darfst du die Einnahmen Überschuss Rechnung nicht verwenden. Hier ist die doppelte Buchführung Pflicht. Diese besteht aus einer Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung. Zusätzlich müssen diese bilanzierenden Unternehmen ihre Jahresabschlüsse veröffentlichen und die Vorschriften des Handelsgesetzbuches anwenden.
Allerdings kann es dich auch als Einzelunternehmer und GbR-Treibender treffen, wenn dein Unternehmen mehr als 600.000 Euro Umsatz oder 60.000 Euro Gewinn pro Wirtschaftsjahr macht (Stand 2016). Dann verlangt das Finanzamt von dir nämlich ebenfalls eine Steuerbilanz. Das Gleiche gilt, wenn du eingetragener Kaufmann bist und die oben genannten Grenzen nicht überschreitest. Ein nicht Gewerbetreibender, also ein Freiberufler, darf auch über diese Grenze hinaus immer die EÜR anwenden. Die doppelte Buchführung bringt zwar mehr Freiräume, allerdings ist sie deutlich teuerer, da eine Bilanz umfangreiche Buchführungskenntnisse voraussetzt und meistens ein Steuerberater involviert ist.
Mehr zum Thema freie Berufe erfährst du hier.
Wie erstellst du eine EÜR?
Du notierst dir in einem sogenannten Journal alle tatsächlichen Ein- und Ausgänge deines Kontos. Ein Sonderfall ist, wenn du dir beispielsweise Büromöbel oder Maschinen angeschafft hast. Diese gelten nämlich als Anschaffungen abnutzbarer Wirtschaftsgüter (AfA) und werden nicht als direkte Ausgabe in der EÜR notiert. Du kannst diese nach ganz bestimmten Vorschriften jährlich über einen gewissen Zeitraum hinweg abschreiben.
Hier geht es zu der amtlichen Tabelle für die Abschreibung.
Ein Beispiel:
Nach der AfA Liste hat eine Digitalkamera eine Lebensdauer von 7 Jahren.
Wenn du nun eine Digitalkamera für 1.200 Euro anschaffst, kannst du als Betriebsausgabe einen steuerlichen Abschreibungsbetrag von 1.200/ 7= 171,43 Euro pro Jahr ansetzen. Verkaufst du Anlagegüter nach einem bestimmten Zeitraum, musst du diese Einnahmen natürlich aktivieren. Dabei berechnest du den Buchwert. Das ist die Differenz aus dem abgeschriebenen Wirtschaftsgut und dem erhaltenen Erlös.
Nehmen wir an, du verkaufst die Kamera nach 3 Jahren für 1 TSD Euro. Der Restwert ist 1.200 – 514,29 = 685,71 €. Da du schon drei Jahre á 171,43 Euro abgeschrieben hast, steht die Kamera bei dir für 685,71€ in den Büchern. Verkaufst du sie nun für 1 TSD Euro, hast du einen Erlös von 314,29 €.
Das Journal der EÜR
Gliedere deine Einnahmen und Ausgaben nach den Arten, die bei dir anfallen. Es ist am besten, wenn du hierfür den amtlichen Vordruck der Einnahmen-Überschuss-Rechnung verwendest. Es ist natürlich einfacher, wenn du ein eigenes Geschäftskonto hast. Dann hast du alle Einnahmen und Ausgaben klar strukturiert. Wenn du kein eigenes Geschäftskonto hast, müssen private und geschäftliche Umsätze klar getrennt sein. Am besten verzeichnest du hinter jedem Umsatz ein G für geschäftlich und ein P für privat. Hier erfährst du mehr über kostenlose Geschäftskonten.
Beispiele für Einnahmen der EÜR
Betriebseinnahmen zum vollen oder ermäßigten Umsatzsteuersatz
Umsatzsteuerfreie Betriebseinnahmen
Verkauf oder Entnahme von Anlagevermögen
Private Nutzung des Firmenwagens
Beispiele für Ausgaben der EÜR
Waren, Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe
Gehälter, Löhne
Kosten für Büromaterial, Telefon, Fax
Miete und Zinsen (Zinsen müssen klar dem betrieblichen Zweck zugeordnet werden)
Reisekosten
Instandhaltung, Reparaturen
Abschreibungen
Wichtig ist auch, dass du sämtliche Beträge in der EÜR als einen Gesamt-Nettobetrag ausweist, also ohne Umsatz- bzw. Vorsteuer. Nachdem du einen monatlichen Saldo gebildet hast, überträgst du die einzelnen Werte im Journal auf den Vordruck zur Einnahmen Überschuss Rechnung. Wenn dein mit Hilfe der EÜR ermittelter Gewinn größer als 17.500 Euro im Jahr ist, musst du die Einnahmen Überschuss Rechnung deiner Steuererklärung über die Anlage EÜR beifügen.
EÜR und das Kassenbuch
Wenn du dazu verpflichtet bist, ein Kassenbuch zu führen, dann trägst du dort jeden Tag deine Einnahmen und Ausgaben ein. Daraus ermittelt sich ein Barbestand, welcher natürlich mit deinem tatsächlichen Barbestand übereinstimmen muss. Hier wird oft im Rahmen einer Betriebsprüfung dein Warenbestand geprüft. Wieviel hast du an Material eingekauft und wieviel hast du verkauft? Sind diese Werte nicht plausibel, sprich, du hast beispielsweise die dreifache Menge an Materialien eingekauft und nur wenig davon verkauft, ist dies ein Indiz dafür, dass du eine schwarze Kasse führst. Schnell bist du dann im Fokus der Steuerfahndung. Am besten ist es, den Tagesumsatz festzuhalten und die verkauften Produkte mit Hilfe einer Strichliste zu versehen.
Wareneingangs- und Warenausgangsbuch
Was immer du an Waren, Roh- und Hilfsstoffen kaufst, trägst du in das Wareneingangsbuch der Einnahmen Überschuss Rechnung ein. Dies gilt auch, wenn du an andere Unternehmen lieferst. Im Idealfall führst du ein Warenwirtschaftssystem. Wenn du einen Onlineshop betreibst, sind das beispielsweise Woocommerce, Shopify, Shopware und viele andere. Aber auch bei anderen Geschäftsarten gibt es genügend Software, die dich bei der Warenwirtschaft unterstützt.
Sonstige Verzeichnisse
Bei der EÜR gibt es die Verzeichnisse der abnutzbaren und nicht abnutzbaren Anlagegüter. Darin musst du alle Wertgegenstände verzeichnen, die dem Anlagevermögen zuzurechnen sind. Darunter fallen beispielsweise Computer, Firmenwagen, Maschinen und Gebäude. Zu den nicht abnutzbaren Anlagegütern zählen unter anderem Grundstücke. Du musst dieses Verzeichnis dem Vordruck EÜR anfügen. Folgendes muss darauf vermerkt sein:
Bezeichnung des Wirtschaftsguts
Datum der Anschaffung oder Herstellung
Kosten der Anschaffung oder Herstellung
Was du über die Abschreibungszeiträume wissen solltest
Weiter oben sind wir bereits auf die AfA eingegangen. Hier hat die Finanzverwaltung für Güter mit einem geringen Anschaffungswert Erleichterungen geschaffen, denn es macht wenig Sinn, eine Schraube für 10 Cent auf 3 Jahre abzuschreiben. Alle im folgenden genannten Beträge gelten abzüglich der Umsatzsteuer. Vermögenswerte bis 410 Euro kannst du in dem Jahr, in dem du sie angeschafft hast, komplett in der Einnahmen Überschuss Rechnung abschreiben.
Doch was ist, wenn deine Vermögensgegenstände zwischen 150 Euro und 1.000 Euro kosten? Du kannst in diesem Fall einen Sammelposten pro Geschäftsjahr bilden und sie einheitlich über fünf Jahre abschreiben. Wenn du dir beispielsweise ein Notebook für 500 Euro kaufst, kannst du in den folgenden fünf Jahren jedes Jahr 100 Euro abschreiben. Du musst dich für jedes Wirtschaftsjahr entscheiden, welche Regelung du anwenden möchtest. Bis 410 Euro hast du also ein Wahlrecht sie in den Pool zu nehmen oder sofort abzuschreiben.
Wenn du Vermögenswerte anschaffst, die teurer sind als 1.000 Euro, nimmst du diese einzeln in die EÜR auf und schreibst sie mit der jeweiligen Nutzungsdauer ab, die in der AfA-Tabelle steht. Diese ist vom Gesetzgeber genau festgelegt. Nur bei Wirtschaftsgütern, die mehr als 150 Euro kosten, entsteht im Rahmen der Einnahmen-Überschuss-Rechnung eine Aufzeichnungspflicht.
Reisekosten und Verpflegung
Nicht jeder Kunde oder Kooperationspartner kommt zu dir. Wenn deine Reise betrieblich veranlasst ist und du Aufwendungen steuerlich absetzen willst, gibt es einiges zu beachten.
Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln können voll abgesetzt werden. Werden Fahrten mit dem privaten PKW durchgeführt, kannst du 30 Cent pro Kilometer ansetzen. Es muss kein Fahrtenbuch geführt werden, nur eine Liste mit Datum, Fahrtziel, Anlass und gefahrenen Kilometern. Wenn das Auto nicht überwiegend betrieblich genutzt wird, ist es meistens ein Trugschluss, dass du mit einem Firmenwagen ordentlich Steuern sparen kannst. Die Ein-Prozent-Methode, bei der Reparaturen, Versicherung und Benzin, sprich alle Kosten, abgesetzt werden können und lediglich 1 Prozent des Neupreises versteuert werden muss, gibt es nur noch in Ausnahmefällen. Du musst hierfür dem Finanzamt glaubhaft machen, dass du das Auto überwiegend beruflich nutzt, also mehr als 50 Prozent. Um diesen Umstand zu beweisen, ist in der Regel ein Fahrtenbuch notwendig. Wenn du den Firmenwagen zu mehr als 90 Prozent privat nutzt, wird er in der Regel aberkannt. Wenn du 30 Prozent aller Fahrten betrieblich durchführst, musst du 70 Prozent aller Kosten als Eigenverbrauch versteuern. Wie du merkst, ist dies für den Anfang viel komplizierter als die 30 Cent für betriebliche Fahrten mit dem Privatauto.
Für Abwesenheitszeiten kannst du Verpflegungsmehraufwendungen steuerlich geltend machen.
Abwesenheitszeiten von 8 bis 24 Stunden: 12 Euro pro Tag
Abwesenheitszeiten von mehrtägigen Geschäftsreisen pro 24 Stunden: 24 Euro pro Tag
Ein Beispiel:
Du machst eine 4-tägige Geschäftsreise.
An- und Abreise-Tag sind zweimal 12 € = 24 €
2 Tage mit 24 Stunden Abwesenheit sind zweimal 24 € = 48 €
Du kannst also eine Betriebsausgabenpauschale von 72 € absetzen.
Eigenverbrauch
Das Finanzamt sieht eigenen Verbrauch genau wie Umsatzerlöse an. Hierbei geht es nicht nur um Waren, die der Inhaber selber verbraucht, denn auch Handyverträge gehören dazu. Hast du beispielsweise einen Handyvertrag, der dich im Jahr 480 € kostet und du pauschal 30 Prozent Eigenverbrauch deklarierst, kannst du 144 € als fiktiven Umsatz einbuchen. Der Umsatz wird netto eingebucht. Auf den Eigenverbrauch muss bei Umsatzsteuerpflichtigen natürlich die Umsatzsteuer abgeführt werden.
Das Arbeitszimmer
Das Arbeitszimmer führt immer wieder zu Diskussionen und ist sehr umfangreich zu bewerten. Mit separat angemieteten Büroräumen hast du meistens keine Probleme. Erfahre in diesem Artikel, was du zum Thema Home Office wissen musst.
Fazit
Wie du siehst, ist die Einnahmen Überschuss Rechnung ein komplexes Thema. Du hast immer die Möglichkeit, diese an einen Steuerberater auszugliedern. Mein Steuerberater hat für meine damalige EÜR etwa 600 € verlangt inklusive Steuererklärung. Hier hängt es aber stark vom Aufwand und umfang der Unterlagen ab. Alternativ kannst du die Einnahmen Überschuss Rechnung über das Elster Portal oder über eines der zahlreichen anderen Tools erledigen. Auf diese gehe ich in meinem YouTube Video ein.