In der Vergangenheit hast du viel darüber erfahren, wie du ein Startup aufbaust, welche Geschäftsmodelle es gibt und wie du im Internet am besten auftrittst. Was aber ist für dein Unternehmen an Ausstattung, Arbeitsmaterialien etc. wichtig und wovon solltest du am Anfang besser die Finger lassen? Ich habe hierzu im Laufe meiner Selbstständigkeit und der verschiedenen Gründungen viele Erfahrungen gesammelt.
Im Folgenden möchte ich dir über diese Erfahrungen berichten, damit du mit deinem Unternehmen getreu der „Lean-Startup-Methode“ so wenig finanzielle Mittel wie möglich verschwendest und ausreichend Liquidität für die wichtigen Dinge hast.
Sind Räumlichkeiten notwendig?
Als erstes stellt sich die Frage nach einer Betriebsstätte. Gerade wenn du dich nebenberuflich selbstständig machst, solltest du deine Kosten so niedrig wie möglich halten. Verschaffe dir zunächst einen Eindruck, ob deine Idee beim Kunden gut ankommt und ob es sich lohnt, Verpflichtungen einzugehen. Prüfe, ob du dein Business für den Anfang ohne Büro, Lager etc. starten kannst. Gerade bei Mietverträgen habe ich in der Vergangenheit gesehen, dass sich so mancher Unternehmer damit übernommen hat. Oftmals überwiegt am Anfang der Optimismus und das Büro kann gar nicht groß genug sein.
Was du vor einer Anmietung beachten solltest
Falls eine Anmietung unausweichlich ist, prüfe genauestens den Mietvertrag und beachte die Begleitumstände.
Folgende Fragen solltest du unbedingt im Vorfeld klären:
Gibt es bei deinem anvisierten Objekt einen Makler?
Wie hoch ist die Kaution?
Ist in dem Mietvertrag eine Mindestmietdauer enthalten?
Gibt es eine Staffelmiete?
Summiert kann sich aus diesen Posten, je nach Größe des Objektes, locker ein fünfstelliger Betrag ergeben. Dieser ist am Anfang eines Startups nicht immer vorhanden oder bereits anderweitig verplant. Wenn es nicht anders geht und du dein Wunschobjekt gefunden hast, gibt es Mittel und Wege, diese hohe Anfangsinvestition abzufedern.
Courtage verhandeln
Am 01.06.2015 ist in Deutschland das Bestellerprinzip in Kraft getreten, wonach der Auftraggeber (Vermieter) die Courtage des Maklers zu zahlen hat. Leider gilt dies ausschließlich für Wohnimmobilien. Für Gewerbeimmobilien gilt weiterhin der § 652 BGB ff., nach dem die Courtage vom Mieter zu zahlen ist.
Der Makler an sich ist an keinerlei Gebührenordnung gebunden und kann seine Courtage beinahe in beliebiger Höhe festlegen. Die Gesetzeslage diesbezüglich ist sehr schwammig, wonach der Makler nach § 653 BGB eine „übliche“ Provision beanspruchen darf. Wo genau hier die Grenze liegt, bleibt unklar. Tatsächlich liegt die Courtage in den meisten Fällen zwischen drei und fünf Mieten. Du solltest in jedem Fall versuchen, mit dem Makler zu verhandeln. Ist dies aussichtslos, versuche wenigstens, eine Ratenzahlung zu vereinbaren.
Kaution? Behalte lieber deine Liquidität!
Gerade am Anfang eines Startups ist ausreichende Liquidität ein großes Thema. Die Kautionszahlung deiner angemieteten Räume kann ein großes Loch in der Kasse bewirken.
Mit einer Kautionsversicherung kannst du dem entgegen wirken. Bei einer Kautionsversicherung zahlst du einen kleinen Betrag pro Jahr und die Versicherung steht für dich im Gegenzug ein, wenn es zum Leistungsfall kommt. Wenn du beispielsweise eine Kaution von 3.000 € zahlen müsstest, beträgt der Beitrag für die Versicherung ca. 150 € pro Jahr zuzüglich im ersten Jahr 50 € Einrichtungsgebühr. Somit würdest du dir eine Liquidität von 2.800 € erhalten.
Vorsicht bei Mindestmietdauer
Prüfe den Mietvertrag genau und schaue nach, ob es eine Mindestmietdauer gibt. Nicht selten sind Klauseln enthalten, die besagen, dass du mindestens zwei bis drei Jahre im Objekt bleiben musst. Du kannst dem aus dem Weg gehen, indem du bei Auszug einen Nachmieter findest. Dieser muss allerdings vom Vermieter akzeptiert werden, was für dich zusätzlichen Aufwand bedeutet. Deshalb prüfe lieber gleich am Anfang, ob eine solche Klausel enthalten ist. Wenn ja, versuche diese auf ein halbes Jahr bis Jahr herunter zu handeln. Letztendlich müssen sich die Parteien einig sein und der Mietvertrag muss von beiden Seiten akzeptiert werden. Der Inhalt ist größtenteils verhandelbar.
Finger weg von Staffelmiete
Neben der Mindestmietdauer solltest du darauf achten, ob eine Staffelmiete erfasst ist. Demnach wird direkt zu Vertragsschluss eine planmäßige Mieterhöhung vereinbart. Empfehlenswert ist eine solche Klausel nicht, da sie in der Regel über der Indexmiete liegen wird. Diese orientiert sich an den ortsüblichen Mietpreisen.
Erstausrüstung – Was ist wirklich wichtig?
Sobald du ein Unternehmen gründest, wirst du entscheiden müssen, welche Anschaffungen du tätigst, welche Software du nutzt und wie deine Büroausstattung aussehen soll. In der Vergangenheit habe ich dafür viel Geld ausgegeben, was im Nachhinein nicht nötig gewesen wäre. Entscheidend ist die Art deines Unternehmens. Hast du ein Onlinebusiness, das du von zuhause oder von einem beliebigen Gewerbegebiet aus betreiben kannst? Hast du Kundenbesuche oder bist du auf Laufkundschaft angewiesen?
Grundsätzlich gilt: Bei jeder Anschaffung kannst du durch Verhandlungen oder Nachfragen bares Geld einsparen.
Als wir uns damals vergrößert haben und mit unserer Firma umgezogen sind, brauchten wir eine Kopierstation mit Scanner und Faxfunktion. Es gab die Möglichkeit, ein solches Gerät zu kaufen oder es zu mieten. Der Kauf bedeutete, ca. 2.000 € direkt zu bezahlen. Nach einer kurzen Verhandlung mit einem Anbieter stellte sich heraus, dass es zu der angebotenen und empfohlenen Möglichkeit des Mietens eines Neugerätes auch möglich war, ein überholtes Gerät zu mieten. Preislich lag die Miete des überholten Gerätes 40 € pro Monat unter dem Neugerät. Zudem war bei dem Mietvertrag ein Servicevertrag enthalten, so dass bei Problemen ein Techniker beauftragt werden konnte. Unterm Strich hatten wir nun für ca. 60 € im Monat eine Kopierstation und waren kostengünstig gut aufgestellt.
Achte auf Betriebsauflösungen
Wenn es um Büromöbel geht, musst du tief in die Tasche greifen. Stühle, Tische und Aktenschränke sind teuer und vernichten deine Liquidität im Nu. Stelle dir wieder die Frage, was für die ersten Schritte wirklich wichtig ist. Eine gute Fundgrube sind Betriebsauflösungen. Wir haben beispielsweise einen Bartresen, vier Barhocker aus massivem Holz und sechzehn Holzstühle für insgesamt 150 € aus einer Betriebsauflösung ergattert. Halte die Augen offen, damit dir solche Geschäfte nicht entgehen.
Kosten aufteilen
Sind gewisse Anschaffungen unausweichlich, kannst du überlegen, wer sich daran beteiligen könnte. Nach unserem Umzug hatten wir beispielsweise im großen Seminarraum ein großes Problem mit dem Schall. Bei Veranstaltungen war es sehr störend, dass noch ca. zwei Sekunden der Ton nachhallte. Aufgrund großer Fensterfronten war die einzige Möglichkeit, dem entgegen zu wirken, ein Deckensegel anzubringen. Diese Maßnahme sollte 2.000 € kosten. Durch Verhandlungen mit dem Vermieter und der Beteiligung eines weiteren Startups, welches die Räumlichkeiten zu der Zeit mitbenutzt hat, mussten wir lediglich 750 € der Rechnung tragen.
PC, Beamer und Co.
Was die Multimediaausstattung deines Unternehmens angeht, solltest du dir ebenfalls Gedanken machen, welche Technik du wirklich benötigst. Wenn du Meetings, Besprechungen etc. durchführen möchtest und dafür technische Unterstützung brauchst, genügt am Anfang zum Beispiel eine AppleTV-Box oder ein Google Chrome Stick mit einem Flachbildfernseher. Du musst nicht hunderte Euro für einen Beamer mit Leinwand ausgeben. Den Stick bekommst du bereits für 39 € und auch ein Flachbildfernseher lässt sich kostengünstig auftreiben.
Software
Gerade am Anfang ist man verleitet, viel Geld in unnütze Programme zu investieren. Die kostenpflichtige Software, die ich mittlerweile in meinen Unternehmen benutze, kann ich an einer Hand aufzählen. Am Anfang hingegen haben auch wir uns von allen möglichen Programmen überzeugen lassen. Im Endeffekt haben wir sie nie genutzt und irgendwann gelöscht.
Damals haben wir zum Beispiel ein CRM-Programm gekauft, mit dem wir unsere Kundenkontakte organisieren, sortieren und sammeln konnten. Mit 300 Euro Kosten erschien es uns günstig und unverzichtbar. Nachdem wir unsere bestehenden Kontakte eingepflegt hatten und dazu übergingen, die generierten Kunden ebenfalls dort einzutragen, benutzten wir das Programm nie wieder. Nach einem halben Jahr haben wir es gelöscht. Auf die gleiche Weise haben wir uns eine Projektplanungssoftware angeschafft, die zwischen 100 € und 200 € kostete. Genutzt haben wir diese so gut wie nie.
Überlege genau, welche Software du wirklich benötigst. In unserem eBook findest du die wichtigsten Programme für dein Business.
Fazit
Was brauchst du wirklich? Prüfe, ob du die anstehenden Anschaffungen wirklich benötigst oder ob du eventuell mit einer kostenlosen bzw. kostengünstigen Alternative auskommst. Denke an die „Lean-Startup-Methode“ und versuche, die Kosten so gering wie möglich zu halten. Teste zuerst, wie dein Produkt oder deine Dienstleistung ankommt, bevor du dich in Unkosten und Verpflichtungen stürzt. Falls du Anschaffungen tätigst, merke dir eins: Alles ist verhandelbar!